Japan Airlines Co., Ltd.

JAPAN AIRLINES
RÉGLEMENTATION ET PROCÉDURES
AGENCY DEBIT MEMO (ADM) POUR
LES AGENCES DE VOYAGE ADHÉRENTES AU BSP FRANCE

Selon la résolution IATA 850m, veuillez trouver ci-après la mise à jour de la réglementation de Japan Airlines (JAL) concernant les ADMs (Agency Debit Memo) et leur mise en application au BSP France. Cette réglementation est valable à compter du 15 octobre 2020 et ce jusqu’à nouvel ordre.

Détails

1. Généralités

JAL émettra des ADMs afin de collecter des montants ou d’effectuer des réajustements nécessaires en rapport avec les transactions des agents de voyages sur Japan Airlines (code compagnie : 131) dans le respect des règles d’émission et d’utilisation des documents BSP (BSP standard traffic documents) tels que l’émission de billets ou d’EMDs, la réémission de billets et des remboursements selon la résolution IATA 850m. Lorsqu’une pénalité est clairement due, nous émettons des ADMs basés sur le montant de la pénalité.

2. Cadre d’intervention

Pour des émissions de billets ou d’EMDs, la revalidation/réémission de billets, des remboursements concernant tout ou partie de la construction de tarifs automatisés et/ou manuels publiés ou négociés validés sur JAL.
Le cadre d’intervention couvre les cas suivants mais n’est pas limitatif à :

  • Surcharge carburant
  • Taxes et/ou redevances gouvernementales ou locales
  • Frais pour modification de réservation, de remboursement et/ou toutes autres pénalités applicables à des conditions tarifaires spécifiées par JAL
  • Des cas de rétrofacturation (chargeback) ou l’utilisation de cartes de crédit non autorisées par la résolution IATA 890
  • Des dossiers de réservation nouvellement créés ou mis à jour
  • Commission : s’assurer que la commission adéquate ou recalcul de commission en cas d’erreur ou de remboursement (recall commission) a bien été appliquée

3. Violation au sujet de l’émission et des remboursements

En plus d’un réajustement tarifaire, JAL émettra un ADM selon le barème de pénalités correspondant au type de violation décrites ci-dessous.

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Type de cas Description Pénalité
Champs obligatoires non conformes Champs requis non-informés tels que les endossements, un n° de billet en conjonction, le n° de billet original, etc. USD 50
par passager
Tourcode Tourcode invalide, incorrect ou manquant USD 50
par passager
Méthode d’émission Pour la non-application de la méthode d’émission spécifiée dans les instructions tarifaires ou dans les conditions tarifaires USD 50
par passager
Utilisation inappropriée de la plaque JAL Billet plaqué sur JAL quand aucun segment JL n’est inclus dans l’itinéraire du dit billet. USD 50
par passager
Utilisation incorrecte d’un transporteur Lorsqu’une compagnie est incluse dans l’itinéraire alors que les conditions tarifaires/d’émission ne le permettent pas. USD 50
par passager
Émission d’un itinéraire incomplet Lorsqu’un billet est émis avec des segments “WL” ou “OPEN” alors que les conditions tarifaires/d’émission ne le permettent pas. USD 50
par passager
Émission abusive ou frauduleuse Lorsque les règles d’émission JAL/conditions tarifaires sont bafouées comme l’utilisation de classes de réservation incorrectes ou différentes de celles du PNR, des secteurs au statut « WL » transformés en statut « HK » illégalement, de villes non desservies (hidden city), de destinations non couvertes par le tarif en question, de tarifs non-éligibles au territoire dans lequel se trouve l’agence, etc. USD 50
par passager
Émission de billets avec des segments passifs Lorsqu’un billet est émis avec des segments passifs non supportés par les mêmes segments avec un statut actif dans un autre dossier.  USD 50
par passager
Carte de crédit non-autorisée Dans le cas de rétrofacturation pour fraude à la carte de crédit, d’une utilisation d’un type de carte de crédit non-autorisé. USD 50
par passager

Émission selon une méthode de paiement contraire aux modes de paiement acceptés par JAL

Utilisation de cartes de crédit dont le détenteur est une agence de voyages ou toute autre carte de crédit physique, de cartes ou comptes virtuels au nom d’une agence de voyages ou au nom de toute autre tierce personne agissant pour le compte de l’agent de voyages. Cas par cas
Émission fictive Dans le cas de l’insertion d’un n° de billet fictif ou déjà utilisé et qui ne correspond pas au nom du passager et/ou à l’itinéraire enregistré dans le dossier. USD 50
par passager
Violation de la règle du Stopover Lorsque le supplément monétaire relatif au stopover n’est pas collecté ou lorsque d’éventuelles restrictions en rapport avec le stopover sont ignorées. USD 50
par passager
Émission de billet(s) dans un pays autre que celui où la réservation a été effectuée Concerne des billets émis à dessein dans un pays différent de celui où la réservation a été faite afin de contrecarrer les contrôles effectués par la compagnie aérienne tels que les disponibilités, les frais, etc. USD 50
par passager
Remboursements Concerne des remboursements mentionnant un tarif, des taxes, des surcharges, des frais d'annulation, des commissions (recall commissions) erronés ou des remboursements utilisant une méthode incorrecte ou encore au-delà de la période de validité. USD 50
par passager
Utilisation incorrecte d'un code d'autorisation (Waiver code) Concerne des remboursements de billets non-éligibles avec indication d'un code d'autorisation (Waiver code) ou bien des remboursements avec omission de saisie du code d'autorisation. USD 50
par passager

4. Violation des règles concernant les réservations.

Lorsqu’une des violations décrites ci-dessous est détectée, un ADM sera émis selon le barème de pénalités correspondant au type de violation.

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Type de cas

Réglementation
Réservations JAL

Description Pénalité
Duplication de réservations Article 1

Lorsque plusieurs sièges sur un ou plusieurs vols dans un seul ou plusieurs dossiers sont réservés au nom d’un même passager.

USD 50
par segment/par passager
Annulation de la réservation avant le départ Article 2

En cas de manquement d’annulation ou de modification à l’avance de la réservation

USD 50
par segment/par passager
Changement de nom invalide Article 3

En cas de correction/changement du nom du passager

USD50
par segment/par passager
Annulation/Réservations répétitives Article 4

En cas d’annulation/réservations répétitives pour un même itinéraire dans les mêmes ou différentes classes dans un ou plusieurs dossiers et sans respecter les délais d’émission impartis (Ticketing time limit)

USD 50
par segment/par passager
Violation des règles « Segments mariés » Article 5

En cas de violation intentionnelle des règles de contrôle concernant les « segments mariés » (Married Segments)

Le différentiel entre le tarif publié le plus élevé correspondant à la classe de transport et le montant réellement facturé sera collecté.
par segment/par passager
Violation de l’ordre des segments (Point of commencement) Article 6 En cas de création de segments dans un ordre illogique USD 500
par segment/par passager
Manipulation frauduleuse des paramètres régionaux (violation du Point de vente) Article 7 Concerne des réservations effectuées dans un pays autre que celui où l'itinéraire commence dans le but d'obtenir des confirmations de siège, etc. Le différentiel entre le tarif publié le plus élevé correspondant à la classe de transport et le montant réellement facturé sera collecté.
par segment/par passager
Usage incorrect de classe de réservation Article 8 En cas d’émission de billet comportant une ou des classes de réservation non conformes avec le tarif, ou bien différentes des classes de réservation présentes dans le dossier USD 50
par segment/par passager
Dossiers fictifs Article 9 En cas de réservations fictives USD 50
par segment/par passager
Séparer un dossier groupe en plusieurs dossiers Article 10 Créer des dossiers multiples pour un seul et même dossier groupe comprenant le même itinéraire USD 50
par segment/par passager
Secure Flight Passenger Data Article 12 En cas de manquement de l’enregistrement des documents de voyage du passager (“Secure Flight Passenger Data) USD 50
par segment/par passager
Outrepasser les règles de cabotage Article 14 En cas de manquement aux règles de cabotage émises par les différents gouvernements. Cas par cas
Segments inutiles Article 15 En cas de manquement d’annulation de segments non émis/inutilisés (HK, TK, KK, HX, UN, UC, NO, etc.) plus de 24 heures avant le départ USD 50
par segment/par passager
Suppression de segments passifs et non utilisés pour l'émission Article 16 concerne la non-suppression de segments passifs (GK, YK, DS, etc.) inutiles pour l'émission de billets plus de 24 heures avant le départ du vol USD 50
par segment/par passager
Récupération de dossier (PNR claim) Article 19 Procéder à la récupération d'un dossier de réservation (PNR claim) sans l'accord de JAL. USD 50
par segment/par passager

5. Règles d’émission des ADMs et procédures de contestation

Des frais de dossier d’un montant égal à 50 USD par billet seront facturés par JAL sauf si le montant de la pénalité est clairement mentionné.

  • Le BSP Link est le seul et exclusif canal de diffusion par lequel les ADMs doivent être émis et/ou contestés.
  • Les ADMs doivent être émis via le BSP Link dans les 9 mois consécutifs à la date de retour du dit voyage ou date de remboursement de tout autre document (Standard Traffic documents) validé par l’IATA. Au-delà de 9 mois, les ADMs seront émis manuellement et en dehors du BSP.
  • JAL donnera les raisons et le détail pour lesquels un ADM a été émis.
  • Selon la résolution IATA 850m, les agents de voyage auront un maximum de 15 jours (samedi, dimanche et jours fériés compris) consécutifs à la date d’émission de l’ADM pour contester celui-ci.
  • Toute contestation doit être accompagnée d’informations détaillées et documents prouvant la contestation.
  • JAL répondra à toute contestation via le BSP sous 60 jours en précisant les motifs de l’acceptation ou du refus de la contestation.
  • Le BSP ne procèdera pas au recouvrement de l’ADM pendant la période légale de contestation.
  • En cas de rejet de la contestation, l’ADM sera présenté pour recouvrement au cours de la période suivante (next BSP remittance).
  • En cas de non contestation de l’ADM, ce dernier sera envoyé au centre de recouvrement de l’IATA (IATA Data Processing Center – DPC) 15 jours après la date d’émission de l’ADM.

6. Loi applicable

Le contenu de cette réglementation doit être interprété par la loi et en conformité avec la loi japonaise.

Pour connaître la réglementation concernant les réservations sur Japan Airlines, cliquez sur le bouton ci-après.

Fin

Japan Airlines Co., Ltd.

JAPAN AIRLINES
AGENCY DEBIT MEMO POLICY
IN BSP FRANCE

In accordance with IATA Resolution 850m, Japan Airlines (JAL) hereby revises its Agency Debit Memo (ADM) Policy to be applied in BSP France.

This ADM policy is valid from OCT 15, 2020 until further notice.

Details

1. General

JAL will raise ADMs to collect amounts or make adjustments to agent transactions in respect of the issuance with JL plate (131) and use of BSP Standard Traffic Documents in ticketing/EMD, reissues and refunds in accordance with IATA Resolution 850m. When penalty charge is clearly mentioned, we issue ADMs based on the amount.

2. Scope

For ticket issuance, revalidation, reissue, refund and EMD issuance, refund with automated and/or manual fare quotes of all fare elements for published and private fares validated on JL.
The scope covers but is not limited to;

  • Fuel surcharges
  • Taxes and/or any government or local authority charges
  • Change fees, Cancellation charge and/or applicable charges stated as part of the ticketing conditions or specifically informed by JAL
  • Charge back cases or using unauthorized Credit Card defined on IATA Resolution 890
  • Newly created PNRs or updated PNRs
  • Commission: Ensuring correct commission or recall commission has been applied correctly

3. Violation of ticketing and refunds

JAL will issue ADM and claim the amount mentioned as penalty charge for following violations, in addition to fare difference.

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Item Description Penalty Charge
Required Ticket Fields For missing required inputs such as Endorsement box, conjunction ticket number, the original ticket number, etc. USD50
Per passenger
Tour Code For missing/incorrect/invalid Tour Code. USD50
Per passenger
Ticketing Method For not applying the ticketing method specified by Ticketing Instruction or fare rule. USD50
Per passenger
Inappropriate Use of JAL Validation For usage of 131 CIP when JL is not included in the itinerary. USD50
Per passenger
Incorrect Carrier Use For including carriers when the fare rule/ticketing instruction does not allow. USD50
Per passenger
Ticketing Incomplete Itinerary For issuing with WL or open segments when the ticketing instruction and/or fare rule does not allow. USD50
Per passenger
Abusive or Fraudulent Ticketing For disregarding fare rules/JAL ticketing instruction such as using incorrect class or different class from the PNR, WL sector as HK, hidden city, beyond-destination and cross border, etc. USD50
Per passenger
Ticketing Passive Segments For issuing passive segments not substantiated by the corresponding active segments. USD50
Per passenger
Unacceptable Credit Card For charge back cases due to fraud use of Credit Card by a third person or using unacceptable Credit Card. USD50
Per passenger
Ticketing by Unacceptable Payment Method Against JAL Payment Policy For using agents own card or any physical cards, virtual cards and Virtual account numbers issued in the name of the Travel Agent or someone acting on behalf of the Travel Agent. Presented each time
Registration of Fictitious Ticket Number For manually inserting a fictitious or previously used ticket number that does not match with passenger and/or existing itinerary in the PNR. USD50
Per passenger
Stopover Violation For deviating from the allowed number of stopovers or for the stopover without paying charges. USD50
Per passenger
Ticketing Outside the Booking Country For ticketing willfully conducted in a country other than that of the booking in order to avoid Airline’s control such as availability, fees and so on. USD50
Per passenger
Refunds For refunds with incorrect amount of fare, tax, surcharge, cancellation charge or recall commission or for refund by incorrect method or beyond valid period. USD50
Per passenger
Incorrect Use of Waiver Code For refunding inapplicable tickets with waiver code or for refunding without waiver code. USD50
Per passenger

4. Violation of booking

When the corresponding action is detected, ADM will be issued according to the amount specified for each item.

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Item

JAL Booking Policy

Description Penalty Charge
Duplicate Bookings Article 1 For booking multiple seats on the same or conflicting flights on single or multiple PNRs for a same passenger. USD50
Per segment/per passenger
Cancelation of Booking Before Departure Article 2 For failure of use the reserved flight without advance change or cancelation. USD50
Per segment/per passenger
Invalid Name Change Article 3 For changing/correcting passenger name field. USD50
Per segment/per passenger
Churning Article 4 For repeatedly cancelling/booking same itinerary in the same or different classes on one or more PNRs without ticketing by ticketing time limits. USD50
Per segment/per passenger
Married Segment Control Violation Article 5 For intentionally breaking Married Segment Control. Difference in fare between the highest applicable normal published fare of the applicable cabin and the fare collected.
Per segment/per passenger
Fraudulent Manipulation of Point of Commencement (POC Violation) Article 6 For creating segments not in the right booking sequence. USD500
Per segment/per passenger
Fraudulent Manipulation of Booking Locale (POS Violation) Article 7 For booking willfully conducted from a country other than where the journey begins, with the intention of securing seats, etc. Difference in fare between the highest applicable normal published fare of the applicable cabin and the fare collected.
Per segment/per passenger
Booking Class Fraud Article 8 For not issuing in booking class specified by the fare, or for issuing in different booking class than the PNR. USD50
Per segment/per passenger
Fictitious Booking Article 9 For fictitious bookings. USD50
Per segment/per passenger
Scatter Booking Article 10 For making group bookings which have same itinerary in multiple PNRs. USD50
Per segment/per passenger
Secure Flight Passenger Data Article 12 For failure to register SFPD required by country of travel. USD50
Per segment/per passenger
Disregarding Cabotage Article 14 For disregarding the cabotage rule issued by each government. Presented each time
Discarding Unused Segments Article 15 For failure to remove non-ticketed unused segments (HK, TK, KK, HX, UN, UC, NO etc.) more than 24 hours prior to flight departure. USD50
Per segment/per passenger
Discarding Passive Segments Not Used for Ticketing Article 16 For failure to remove passive segments (GK, YK, DS etc.) not used for ticketing more than 24 hours prior to flight departure. USD50
Per segment/per passenger
PNR Claim Article 19 For processing PNR claim which is not approved by JAL. USD50
Per segment/per passenger

5. Processing of ADMs and Opposition Procedure

JAL will charge USD50 per ticket as administration fee unless penalty charge is clearly mentioned.

  • BSP Link is exclusive medium through which ADMs must be billed and disputed.
  • ADMs will be issued through BSP Link within 9 months of final travel date or refund date of the related STDs. For those beyond 9 months, ADMs will be issued manually out of BSP Link.
  • JAL will provide specific details as to why the ADM is raised.
  • In accordance with IATA Resolution 850m, agent shall dispute an ADM through BSP Link within 15 days (Including Saturday, Sunday and holidays) from the issued date of ADM.
  • All disputes must be addressed and submitted with detailed information including supporting documents.
  • JAL will reply within 60 days via BSP Link stating acceptance or denial of the dispute with clear explanation.
  • Disputed ADMs will not be settled through BSP during the review.
  • If the dispute is rejected, the ADM will be included in the next available billing.
  • When there are no disputes concerning the ADM, it will be sent to the IATA Data Processing Center (DPC) 15 days after the issue date and settled.

6. Governing law

The contents are to be interpreted by the law in conformity with Japanese law.

Please refer to this link for the Japan Airlines Booking Policy.

End